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juillet 29, 2021 Stratégies et planification de patrimoine

As we discussed in the first two articles, better communication leads to healthier family dynamics, especially when it comes to matters of finance. Whether you’re new to the practice or looking for ways to improve upon it, here are our top eight tips on how to hold a successful family meeting.

1. Prepare the family ahead of time

Along with the agenda, it’s a good idea to get the family prepared ahead of the meeting (or get a moderator to do it). Not only will it help you find out where their headspace is and give you some learning, it will also help them understand what will be covered. Remember, everyone has their own set of ideas as to how the meeting will play out, but if a narrative is provided that takes away all of the guesswork so everyone is on the same page going in.

2. Manage expectations

Because everyone has expectations, it’s very important to identify them so you can manage them. Most conflict emerges from unmet expectations, so as you’re going through the process, get them out and talk about them so there are no surprises. Don’t forget, every decision that your family makes will have an impact on each and every member.

3. Be flexible on time

Many family topics take longer than you might think, but that means people are engaged. Focus on the family discussion and let go of having to get the technical details on a rigid schedule. On that note, it’s important to let everyone talk and acknowledge multiple points of view. These differences can be productive and help everyone feel as though they have a voice – just try to keep conflicts as manageable as possible. Initial reactions, old resentments, strange questions and unplanned tangents can all come up to the surface in family meetings. With good ground rules, eventually everyone will be heard and you will get to what needs to be discussed.

4. Appoint the right people (or bring in an advisor)

Not everyone is skilled at facilitating family discussions so elect a leader who knows how to handle the group process. It should be someone who has the right skillset but it also doesn’t necessarily have to be a family member. In fact, if choosing one causes conflict between family members, it might be a good idea to bring in an advisor or expert when needed. You may get more attention and cooperation from everyone as well as benefit from the facilitator’s expertise and wisdom.

5. Listen to each other

Focus on understanding the other person’s point of view and acknowledging it (without interrupting) before expressing your own, even if you don’t agree. Remember that everyone is entitled to an opinion and they all deserve respect. A good rule of thumb is to be tough on the problem, but gentle on the people – look for win-win solutions, instead of blaming and shaming.

6. Speak for yourself

Keep your expectations, preferences and views on yourself without roping anyone else in (even if you know certain family members feel the same way you do). You want to avoid holding anyone else responsible for your reaction or interpretation of the situation. Don’t assume anything, check out your assumptions by asking questions and be prepared to accept the response, even if it’s different than what you have assumed.

7. Own your emotions

There’s a good chance things will get heated at certain points in the meeting (you are family after all). Just understand that how you feel about something is your own decision – others don’t “make” you feel any particular way. And do your best to control your anger if things amp up. If you can speak about your underlying feelings, rather than getting angry, there’s a better chance that everyone will listen to what you have to say.

8. Appreciate what you each bring to the table

Everyone is different and you all bring your own something special to the family dynamic. Acknowledge and take pride in each other’s accomplishments because when one succeeds it builds the strength of the whole family. It’s also a good idea to recognize and celebrate what you have in common and take the time to appreciate the gifts you’ve been given as part of the family.

When it comes down to it, family meetings are a wonderful way to give everyone a voice and bring peace of mind to important financial matters for all involved. Read articles, speak to advisors, listen to other people who have conducted family meetings successfully to figure out how to have these conversations. Above all else, remember to respect each other through the process and then you really can’t go wrong.

Acknowledgements
BMO Private Wealth would like to gratefully thank Ruth Steverlynck of Your Family Enterprise Advisors for her efforts in preparing this handbook, and for her many contributions to our industry and the families we serve. We would also like to thank Jim Grubman of Cambridge Family Enterprise Group and Thayer Willis of Willis Management for sharing their tips on hosting effective family meetings, and Dennis Jaffe for his work supporting families of wealth as they navigate effective transition.

Information contained in this publication is based on sources such as issuer reports, statistical services and industry communications, which we believe are reliable but are not represented as accurate or complete. Opinions expressed in this publication are current opinions only and are subject to change. BMO Private Wealth accepts no liability whatsoever for any loss arising from any use of this commentary or its contents. The information, opinions, estimates, projections and other materials contained herein are not to be construed as an offer to sell, a solicitation for or an offer to buy, any products or services referenced herein (including, without limitation, any commodities, securities or other financial instruments), nor shall such information, opinions, estimates, projections and other materials be considered as investment advice, tax advice, a recommendation to enter into any transaction or an assurance or guarantee as to the expected results of any transaction.

You should not act or rely on the information contained in this publication without seeking the advice of an appropriate professional advisor.

BMO Private Wealth is a brand name for a business group consisting of Bank of Montreal and certain of its affiliates in providing private wealth management products and services. Not all products and services are offered by all legal entities within BMO Private Wealth. Banking services are offered through Bank of Montreal. Investment management, wealth planning, tax planning, philanthropy planning services are offered through BMO Nesbitt Burns Inc. and BMO Private Investment Counsel Inc. Estate, trust, and custodial services are offered through BMO Trust Company. BMO Private Wealth legal entities do not offer tax advice. BMO Trust Company and BMO Bank of Montreal are Members of CDIC.

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Stratégies et planification de patrimoine juillet 29, 2021

Huit conseils de communication pour des réunions de famille réussies

Stratégies et planification de patrimoine juillet 29, 2021

Comme nous l’avons mentionné dans les deux premiers articles, meilleure est la communication, plus saine sera la dynamique familiale, surtout lorsqu’il est question de finances. Que les réunions soient nouvelles pour vous ou que vous cherchiez des façons de les améliorer, voici nos huit principaux conseils à suivre pour obtenir les meilleurs résultats possible.

1. Préparez la famille avant la réunion

En plus de l’ordre du jour, il est recommandé de préparer la famille avant la rencontre (ou de demander à un modérateur de le faire). Vous pourrez ainsi avoir une idée de l’état d’esprit des participants tout en apprenant de nouvelles choses. Ces derniers verront également quels sujets seront abordés. N’oubliez pas que chacun a ses propres idées sur la façon dont la réunion se déroulera, mais si vous fournissez un fil conducteur, vous éliminerez toutes les incertitudes et tout le monde saura à quoi s’en tenir.

2. Gérez les attentes

Tout le monde a des attentes et pour bien les gérer, vous devez les connaître. La plupart des conflits découlent d’attentes non satisfaites. À mesure que vous expliquez le processus, veillez à ce que tout le monde exprime ses attentes pour qu’il n’y ait aucune surprise. N’oubliez pas que chaque décision que prend votre famille aura une incidence sur chacun des membres.

3. Faites preuve de flexibilité en ce qui concerne le temps

Bon nombre de sujets abordés lors des réunions de famille prendront plus de temps que prévu; cela signifie que les participants se sentent interpellés. Donnez la priorité à la discussion et ne soyez pas trop rigide quant aux points techniques. À ce sujet, il est important de laisser tout le monde parler et d’être ouvert à différents points de vue. Ces différences peuvent être productives et aider chacun à sentir qu’il a une voix – essayez simplement de gérer les conflits le mieux possible. Réactions hâtives, profonds ressentiments, questions étranges et tangentes imprévues sont tous des éléments qui se présentent dans les rencontres familiales. Si vous établissez de bonnes règles de base, tout le monde se fera entendre à un moment ou à un autre, et vous arriverez à mener la discussion sur le sujet voulu.

4. Nommez les bonnes personnes (ou faites appel à un conseiller)

Comme tout le monde n’a pas les compétences voulues pour animer des discussions familiales, choisissez un leader qui sait comment gérer un groupe. Cette personne doit posséder les bonnes compétences, mais il n’est pas nécessaire qu’elle fasse partie de la famille. En fait, si de nommer un membre de la famille devient une source de conflit, il pourrait être judicieux de faire appel à un conseiller ou à un expert, au besoin. Vous capterez davantage l’attention et obtiendrez une plus grande collaboration de tout le monde, et tirerez parti du savoir-faire et de la sagesse de l’animateur.

5. Écoutez-vous les uns les autres

Tâchez de comprendre le point de vue de la personne qui parle (sans l’interrompre) avant d’exprimer le vôtre, même si vous n’êtes pas d’accord. N’oubliez pas que tout le monde a droit à son opinion et mérite d’être respecté. Soyez sans pitié face aux problèmes, mais doux avec les gens. Recherchez des solutions bénéfiques à tous au lieu de les blâmer et de les humilier.

6. Parlez en votre nom

Exprimez vos attentes, vos préférences et vos points de vue en votre nom à vous, sans laisser entendre que d’autres partagent votre avis (même si vous savez que certains membres de votre famille sont effectivement du même avis que vous). Évitez de tenir quelqu’un d’autre responsable de votre réaction ou de votre interprétation d’une situation donnée. Ne présumez de rien, vérifiez vos suppositions en posant des questions et soyez prêt à accepter la réponse même si elle n’est pas celle que vous imaginiez.

7. Maîtrisez vos émotions

Il y a de bonnes chances que les discussions deviennent plus intenses à certains moments de la rencontre (après tout, vous êtes en famille). Toutefois, rappelez-vous que vos sentiments vous appartiennent et que personne ne vous fait vous sentir ainsi. Faites de votre mieux pour contrôler votre colère si la situation s’envenime. Si vous parlez de vos sentiments profonds au lieu de vous mettre en colère, les autres seront plus portés à vous écouter.

8. Soyez reconnaissant à chacun pour ce qu’il apporte

Tout le monde est différent et vous apportez tous quelque chose d’unique à la dynamique familiale. Reconnaissez les réalisations de chacun et soyez-en fier, car la réussite de l’un renforce la famille tout entière. Reconnaissez et célébrez vos points communs, et prenez le temps d’apprécier tout ce que vous apporte votre famille.

En conclusion, les réunions de famille sont un excellent moyen de donner une voix à tous les membres de la famille et de leur apporter la tranquillité d’esprit en ce qui concerne les questions financières importantes. Lisez des articles, parlez à des conseillers et écoutez d’autres personnes qui ont animé avec succès des réunions de famille pour savoir comment faire à votre tour. Par-dessus tout, n’oubliez pas que la clé d’une réunion fructueuse réside dans le respect d’autrui.

Déclarations

BMO Gestion privée tient à remercier Ruth Steverlynck de la société Your Family Enterprise Advisors pour les efforts qu’elle a déployés en vue de la préparation de ce manuel, ainsi que pour ses nombreuses contributions au sein de notre secteur et auprès des familles que nous servons. Nous tenons aussi à remercier Jim Grubman, du Cambridge Family Enterprise Group, ainsi que Thayer Willis de Willis Management de nous avoir fait part de leurs conseils pour l’organisation de réunions de famille efficaces et Dennis Jaffe pour l’aide qu’il procure aux familles nanties afin qu’elles connaissent des transitions réussies.

Les renseignements contenus dans la présente publication sont fondés sur des sources comme les rapports des émetteurs, les services statistiques et les communications d’entreprise.

Nous les estimons fiables sans toutefois en garantir l’exactitude ni l’exhaustivité. Les opinions exprimées dans cette publication sont purement ponctuelles et peuvent changer en tout temps. BMO Gestion privée n’est pas responsable des pertes pouvant découler de l’utilisation du présent commentaire ou de son contenu. Les informations, opinions, prévisions, projections et autres éléments contenus dans le document ne doivent pas être considérés comme une offre de vente, une sollicitation ou une offre d’achat de produits ou de services qui y sont mentionnés (y compris de marchandises, de titres ou autres instruments financiers), et ces informations, opinions, prévisions, projections et autres éléments ne doivent pas être considérés comme un conseil en matière de placement ou de fiscalité, ou comme une recommandation quant à la conclusion d’une quelconque opération, ni comme une assurance ou une garantie en ce qui concerne les résultats d’une quelconque opération.

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