Il est très important d’être sur la même longueur d’onde que votre famille, surtout en matière de finances. Or, lorsqu’il s’agit de tenir une réunion, il n’y a pas d’approche unique. Nous prendrons donc le temps de décortiquer le processus afin que vous puissiez déterminer ce qui fonctionne le mieux pour votre famille et votre situation actuelle.
Cinq questions à se poser pour savoir qui inviter à la réunion
En bref, c’est le sujet de la réunion qui déterminera les personnes à y inviter. Certaines familles peuvent choisir d’inclure uniquement la lignée, tandis que d’autres voudront inclure les époux ou les conjoints, et même les enfants. Il est toutefois important de tenir compte de l’âge et du fait que certains problèmes ne devraient pas être abordés devant des personnes trop jeunes pour les comprendre.
Prenez le temps de vous poser les cinq questions suivantes pour savoir qui inviter.
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Quel objectif la réunion de famille vise-t-elle?
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Quelles valeurs fondamentales partageons-nous?
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Que se produirait-il si des membres de la famille apprenaient l’information directement alors que d’autres l’apprenaient indirectement?
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Quel est notre échéancier?
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Si nous décidons de ne pas inviter les membres plus jeunes de la famille ainsi que les membres de la belle-famille et des familles recomposées aux réunions de famille, à quelles activités pouvons-nous les convier afin qu’ils ne soient pas exclus complètement?
Où les réunions de famille devraient-elles avoir lieu?
Si l’objectif de la réunion de famille est de faire en sorte que tout le monde se sente à l’aise et parle librement, le lieu de la rencontre devrait être choisi en conséquence. Vous pourriez demander aux personnes invitées si elles ont une préférence.
Voici quelques éléments à prendre en considération :
Emplacement neutre – Très important pour ne pas susciter de réactions négatives. Par exemple, une résidence secondaire n’est peut-être pas la meilleure idée, car elle n’est pas neutre pour tous; certains membres de la famille en profitent peut-être plus que d’autres.
Distractions – Réduisez au minimum les distractions pour que tout le monde reste concentré et mobilisé et que vous obteniez ainsi les meilleurs résultats possible. La maison familiale n’est peut-être pas le meilleur choix. Vous pourriez être distrait par les téléphones, les sonnettes, les animaux de compagnie, les visiteurs, etc. De même, dans un établissement d’affaires, des gens pourraient être appelés à quitter la réunion pour régler des problèmes opérationnels.
Confidentialité – Les membres de la famille doivent se sentir en sécurité pour parler librement; il est donc préférable de choisir un endroit favorable à la discussion ouverte.
Ambiance – De la lumière naturelle, un espace confortable ou encore la mise à disposition de boissons saines sont autant d’aspects qui contribuent à un dialogue ouvert et franc.
Conférences téléphoniques – Si un membre de votre famille ne peut pas assister en personne à la réunion pour quelque raison que ce soit et qu’il doit y participer par conférence téléphonique, assurez-vous simplement d’établir des règles de conduite lors de l’appel pour qu’il se déroule équitablement. Comme le bruit de fond peut être dérangeant, l’appelant devrait s’installer dans un endroit tranquille et utiliser le bouton de sourdine lorsqu’il ne parle pas. Il doit également se trouver dans un endroit avec une bonne réception cellulaire et désactiver les applications et alertes dérangeantes.
Quelles devraient être les caractéristiques de l’ordre du jour?
L’ordre du jour est un outil essentiel, car il vous aide à suivre ce dont vous discuterez en tant que groupe. Suivez les étapes ci-dessous pour tenir la meilleure réunion possible et réduire les risques qu’elle déraille.
L’ordre du jour devrait être :
Inclusif – Prenez le temps de créer un ordre du jour en collaboration avec tous les participants afin que chacun sache de quoi il sera question. Il est beaucoup plus facile pour les membres de la famille de discuter des problèmes s’ils en ont été informés au préalable plutôt que d’être pris au dépourvu au moment de la rencontre. C’est aussi une façon de montrer que tout le monde est respecté et écouté.
Transparent – La clé d’une réunion réussie est d’éviter les surprises. Si les gens savent à l’avance de quoi il sera question, ils ont le temps de se préparer en conséquence.
Varié – Bien que les sujets ne puissent pas tous être abordés lors d’une même réunion, l’ordre du jour doit refléter la diversité des intérêts de tous les membres de la famille, et pas seulement ceux des plus âgées.
Distribué en temps opportun – L’ordre du jour devrait être distribué bien avant la réunion afin que chacun ait le temps de réfléchir aux sujets qui seront abordés. Il est également judicieux d’attribuer un temps précis à chaque point à l’ordre du jour afin de respecter le droit de parole de chacun et de rester sur la bonne voie. Prévoyez un peu de marge de manœuvre pour chaque sujet afin que les gens aient le temps de partager leurs sentiments.
Clair – Il est crucial que chaque personne présente à la réunion comprenne le degré de mobilisation attendu à l’égard de chaque sujet. Autrement, la réunion déraillera. Pour vous assurer que tout est clair dès le départ, nommez l’objectif de chaque point à l’ordre du jour : discussion, information, prise de décision ou apprentissage.
Concret – Les membres de la famille se lasseront rapidement de ces réunions si elles ne mènent nulle part. Pour faire avancer les dossiers, il est important d’indiquer clairement qui fera quoi, dans quel délai et avec quelles ressources, et de consigner ces renseignements. Les participants savent ainsi ce qu’ils ont à faire et prendront les choses au sérieux.
Adaptable – Aucune famille n’obtient à tout coup le résultat désiré. Une fois la réunion terminée, il est bon de vous demander, à vous et aux autres, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, ce qui rendrait ces réunions encore meilleures et ce qui doit être amélioré.
Que faire lorsqu’on soulève une question qui n’est pas à l’ordre du jour?
Habituellement, une famille tient des réunions prospectives qui permettent à ses membres de discuter de ce qu’ils veulent voir se réaliser et de définir une stratégie à cette fin. Lorsque surgit du passé une question qui pourrait faire dérailler la réunion ou qu’émerge une idée intéressante, mais qui n’est pas nécessairement pertinente à l’ordre du jour, il peut être utile de les mettre en attente. Pour ce faire, gardez à portée de main un tableau où vous noterez les questions en attente. Vous pourrez y inscrire tout sujet qui risque de faire dévier la réunion de sa trajectoire. Ainsi, la personne se sentira entendue, mais vous aborderez sa question plus tard, au moment approprié.
N’oubliez pas : compte tenu de leur nature, les familles ne font pas les choses de manière formelle. Pourtant, pour que les réunions de famille soient utiles, il est très important qu’elles soient bien structurées. Sans structure, les comportements habituels peuvent prendre le dessus et rien ne se réalise.
Vous souhaitez lire des conseils sur la façon de bien mener une réunion?
Lire le troisième article : Huit conseils de communication pour des réunions de famille réussies
Déclarations
BMO Gestion privée tient à remercier Ruth Steverlynck de la société Your Family Enterprise Advisors pour les efforts qu’elle a déployés en vue de la préparation de ce manuel, ainsi que pour ses nombreuses contributions au sein de notre secteur et auprès des familles que nous servons. Nous tenons aussi à remercier Jim Grubman, du Cambridge Family Enterprise Group, ainsi que Thayer Willis de Willis Management de nous avoir fait part de leurs conseils pour l’organisation de réunions de famille efficaces et Dennis Jaffe pour l’aide qu’il procure aux familles nanties afin qu’elles connaissent des transitions réussies.
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