Il peut être difficile pour l’entrepreneur d’analyser son entreprise d’une manière objective. Un événement critique peut rapidement le prendre au dépourvu même si, à première vue, tout peut sembler en ordre. Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise en démarrage ou que vous envisagiez de prendre votre retraite, le plan d’urgence est un élément essentiel pour assurer la longévité de votre entreprise.
Comprendre le plan d’urgence
Un plan d’urgence est un plan d’action élaboré qui est mis en place avant la survenue d’un événement imprévu. Bien que l’on ne puisse pas savoir à quel moment ou même si certains événements vont se produire, on peut se préparer à cette éventualité pour être en mesure d’y réagir efficacement. Bien entendu, le plan varie selon le scénario, mais l’objectif général du plan d’urgence est d’atténuer les risques afin de réduire au minimum les répercussions négatives sur l’entreprise.
Nous avons tous participé à un exercice d’évacuation en cas d’incendie un jour, et il y a une raison à cela. Si on prend le temps de réfléchir à ce qui pourrait arriver et de s’y préparer, on saura exactement quoi faire si cet événement se produit. Lorsque l’on a déjà un plan, il n’y a pas lieu de se démener pour en créer un lorsque l’imprévu devient réalité. En effet, le temps consacré à la planification d’urgence permet de gagner du temps lorsqu’un événement critique survient.
Heureusement, de nombreuses femmes entrepreneures ont déjà bien amorcé le développement de leurs plans d’urgence. Comme l’explique Sheri Griffiths, chef, Services bancaires aux grandes entreprises au Canada, Ontario, de BMO : « Nos recherches montrent que les femmes ont tendance à aborder le risque différemment – elles prennent des décisions éclairées et planifient souvent en fonction du scénario du pire. Peu de femmes entrepreneures que j’ai rencontrées n’avaient pas une sorte de plan d’affaires documenté. Ce document ne porte peut-être pas le nom de « plan d’urgence », mais elles ont généralement réfléchi à de nombreux scénarios. »
Ce à quoi il faut se préparer
Une catastrophe naturelle n’est qu’un exemple d’événement imprévu auquel on peut se préparer. Au moment d’élaborer un plan d’urgence en cas d’événement critique, il est important d’évaluer le degré de risque que cet événement représente pour l’entreprise. Bien que les entreprises ne soient pas toutes vulnérables à tous les types de catastrophes naturelles, John Paniccia, vice-président et chef, Services-conseils aux entreprises et planification de la relève de BMO, affirme que « chaque entreprise devrait se doter de stratégies pour parer à quatre situations, soit le décès, l’invalidité, le divorce et le désenchantement ».
John Paniccia affirme que, compte tenu de la nature des entreprises privées et familiales, les propriétaires en sont habituellement un élément clé. Si l’une de ces quatre situations pèse sur l’entreprise, le plan d’urgence garantit que les systèmes et les procédures nécessaires sont en place pour assurer la continuité des activités. Sheri Griffiths explique que « les gens supposent souvent que les membres de la famille vont prendre la relève, puis ils découvrent à la dernière minute que ces personnes n’ont ni l’intérêt ni les compétences pour ce faire. Les maladies soudaines ou le décès d’un propriétaire peuvent être dévastateurs, car il risque de n’y avoir personne pour diriger l’entreprise, ce qui a une incidence sur les clients et les employés ».
Selon PwC, les statistiques révèlent ceci : 70 pour cent des propriétaires d’entreprises privées et familiales prévoient de vendre leur entreprise ou d’en léguer la gestion, 47 pour cent d’entre eux n’ont pas de plan de relève, et 70 pour cent des transferts d’entreprise familiale échouent entre les générations. Lorsque des stratégies sont déjà élaborées bien avant la sortie, les responsabilités du propriétaire d’entreprise peuvent être transférées avec succès.
Comme beaucoup de gens, Joanna Track, vice-présidente et éditrice, Venturepark Voice, a connu une année 2020 pleine de bouleversements et sait à quel point il est important de se préparer à l’imprévu. « Il est impossible de prévoir toutes les possibilités, d’où l’extrême importance, à mon avis, de bien gérer sa trésorerie pour être en mesure de surmonter une crise », explique-t-elle. « De plus, il est important de s’assurer que des processus solides, mais souples, sont en place. On ne devrait jamais dépendre d’un seul membre de l’équipe pour obtenir tous les renseignements dont on a besoin, car on ne sait jamais ce qui pourrait lui arriver. »
Éléments à retrouver dans le plan d’urgence
Lors de l’élaboration d’un plan d’urgence, il est important d’envisager tous les types de possibilités. Cependant, Sheri Griffiths convient que l’on ne peut pas toujours se préparer à tout. Elle affirme plutôt que « la planification d’urgence consiste à tenir compte des circonstances raisonnables et possibles. Par exemple, la COVID-19 n’était pas prévisible. En revanche, il peut être extrêmement utile de s’adapter rapidement et d’avoir un plan de rechange assorti d’une deuxième source de revenus potentiels ou d’être flexible et capable de modifier rapidement des variables et des coûts fixes. »
Aleks Myszk, fondatrice et créatrice d’AM Coffee Studio, a élaboré des plans d’urgence pour sa propre entreprise à Toronto en suivant ces conseils. « Dans l’hypothèse où je ne serais plus en mesure de poursuivre mes activités, j’ai créé des occasions d’affaires dans le présent qui accroîtront la rentabilité de mon entreprise en vue de sa vente éventuelle. J’ai notamment ajouté des éléments nouveaux et uniques, comme des fleurs, des plantes, un espace de vente au détail, un site de commerce électronique, un espace locatif extérieur et un permis d’alcool. J’ai également investi dans de l’équipement de restauration de grande qualité afin d’offrir un service plus efficace et plus homogène, et j’ai ajouté des enseignes en vitrine. »
Selon John Paniccia, tous les propriétaires d’entreprise devraient se doter d’un plan d’urgence qui comprend une analyse FFOM détaillée dans laquelle sont exposées les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Cette analyse doit mettre en évidence les facteurs internes et externes, et inclure les faiblesses et les menaces liées à des événements imprévus. Il faut être exhaustif lorsqu’on élabore un plan d’urgence afin que le plus grand nombre possible de risques puisse être atténué.
John Paniccia affirme que les entreprises succombent souvent au concept de dépendance excessive, ce qui signifie qu’elles confient une trop grande partie de leur plan au propriétaire de l’entreprise lui-même. En raison de la nature de l’entrepreneuriat, les entreprises privées lient souvent une grande partie de leur identité, de leurs ressources et de leur trésorerie directement à leur propriétaire. Toutefois, si un événement imprévu survient et que le propriétaire n’est plus en mesure de gérer l’entreprise, celle-ci se retrouve prise au dépourvu. La conception d’une analyse FFOM dans cette optique prépare à divers scénarios, et contribue ainsi à un changement de propriétaire réussi qui assurera la longévité de l’entreprise.
Demander conseil
Il est parfois difficile d’élaborer un plan d’urgence, notamment parce que l’exercice astreint ceux qui s’y livrent à une analyse de l’entreprise en fonction de plusieurs scénarios du pire. Lorsque l’on connaît son entreprise aussi étroitement que la plupart des entrepreneurs la connaissent, cela peut se révéler ardu.
Pour commencer, John Paniccia recommande de communiquer avec les professionnels en planification de BMO, qui travaillent avec les clients dans le cadre d’un processus global de planification de patrimoine. « Cela comprend à la fois la planification intégrée et la planification personnelle, explique-t-il. Dans le cadre de la prestation de ces services-conseils, nos professionnels en services-conseils aux propriétaires d’entreprise et en transition d’entreprise aident à repérer les risques liés à l’entreprise et à la famille, et donnent aux clients des conseils et des stratégies pour qu’ils puissent les atténuer. »
Grâce à une planification fondée sur les observations et l’expérience, BMO s’engage à aider les propriétaires d’entreprise à atteindre leurs objectifs à toutes les étapes de leur vie personnelle et professionnelle.
Pour en savoir plus, adressez-vous à votre professionnel en services financiers de BMO.
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