Les réunions de famille sont un élément important du processus de gouvernance d’entreprise familiale. Elles constituent un forum pour les discussions, le partage d’information, l’apprentissage et la formation, ainsi que la prise de décisions. L’objectif des réunions de famille est de favoriser la communication, la confiance et les liens au sein de la famille, grâce à un cadre d’objectifs, de structure et de mobilisation. En fin de compte, elles permettent de guider l’unité familiale et de gérer le patrimoine avec succès.
Pourquoi les réunions de famille sont-elles importantes?
Les réunions de famille offrent l’occasion de discuter de sujets importants qui auront une incidence sur un ou plusieurs membres de la famille, et à ces derniers de partager leur expertise ou leurs connaissances sur un éventail de sujets, y compris la planification, l’héritage, les objectifs individuels et collectifs de la famille, ainsi que les aspirations. Certaines familles profitent des réunions pour définir ensemble des valeurs et des énoncés de vision familiaux, en examinant leurs croyances à l’égard de la vie et de la famille et leur position sur les enjeux communs à tous. Les membres des générations plus jeunes et plus âgées peuvent ajouter un important point de vue à ces discussions.
Il s’agit également d’un forum efficace où les membres de la famille peuvent s’entraider si une personne vit une situation de stress ou fait face à un défi qui dépasse son expertise. Bien que dans de nombreuses familles, les membres évitent d’aborder des sujets délicats entre eux, les réunions de famille peuvent permettre d’apprendre à acquérir les compétences et l’aisance nécessaires pour mener des discussions difficiles. Ces apprentissages peuvent être longs, mais peuvent permettre d’aborder de nombreux problèmes avant qu’ils ne s’enracinent.
Comment tenir les réunions de famille
La logistique peut sembler évidente; toutefois, des éléments comme l’ordre du jour, la fréquence, l’emplacement et les rôles des membres de la famille doivent être définis au début de chaque réunion de famille et pris en considération pour s’assurer que tout le monde est à l’aise. D’autres formalités pourraient comprendre l’ajout de catégories pour les points à l’ordre du jour afin de différencier les sujets de discussion, les renseignements à communiquer, les décisions à prendre et les apprentissages à faire. Ainsi, les membres de la famille savent à quoi s’attendre avant la rencontre.
Lorsque vous établissez l’ordre du jour d’une réunion de famille, vous devez tenir compte des éléments suivants :
Inclusion – inclure tous les membres de la famille, s’il y a lieu;
Transparence – divulguer les documents, les faits et les chiffres pertinents;
Opportunité – traiter des sujets essentiels à aborder aujourd’hui;
Mesures à prendre – proposer des éléments pratiques à retenir pour favoriser la progression;
Réflexion – donner l’occasion de réfléchir, de passer en revue et de réformer.
Il est important que les formalités ne nuisent pas à la qualité de la réunion. Les membres de la famille devraient avoir hâte à ces rassemblements, car ils sont productifs et amusants. Lee Hausner, directrice générale principale de First Foundation Advisors, affirme que les réunions de famille productives et structurées qui favorisent l’unité familiale sont courantes chez les familles dont l’héritage se maintient depuis quatre générations.
Les structures et les processus des réunions doivent évoluer avec la famille, et veiller à ce que la communication et les relations soient d’une importance capitale. Les réunions continues peuvent aider les familles à établir des liens essentiels entre les membres.
Les piliers du capital (FISHS)
Pour veiller à la gestion réussie d’un patrimoine multigénérationnel, les réunions de famille peuvent se concentrer à la fois sur les piliers du capital financier (immobilisations corporelles) et non financier (immobilisations incorporelles). Les discussions familiales sont habituellement axées sur le capital financier, mais le capital non financier qualitatif, comme le capital social, intellectuel, humain et spirituel, fait rarement l’objet de discussions ou de résolutions et peut avoir une incidence sur les chances de réussite de la famille. Lorsque vous avez une entreprise familiale, chacun des piliers doit être pris en compte, car ils sont fortement corrélés les uns avec les autres.
Chaque famille aura des désirs et des besoins différents dans ces domaines, et tous peuvent jouer un rôle dans la tenue de discussions importantes. De plus, la participation, le dialogue et la mobilisation des membres de la famille sont essentiels à la réussite. Les piliers FISHS forment une structure très utile pour l’apprentissage et le développement des membres de la famille.
Les quatre pierres angulaires des réunions de famille
L’entreprise familiale, l’apprentissage, la cohésion et le plaisir sont les quatre pierres angulaires à prendre en considération lors des réunions de famille. Le tableau ci-dessous représente les quatre pierres angulaires du cadre des objectifs et les grands sujets liés aux piliers FISHS. En règle générale, il faut veiller à ce que les ordres du jour des réunions de famille soient équilibrés et que vous passiez environ un quart de votre temps sur chaque pierre angulaire, tout en tenant compte du contenu (le QUOI – le partage et la transmission de renseignements) et du processus des réunions de famille (le COMMENT – l’interaction et l’exploration).
Le rôle du conseil de famille
Au sein des grandes familles, il est souvent utile d’établir un organisme directeur, appelé conseil de famille, qui agit au nom de l’ensemble des membres de la famille (l’assemblée familiale). Cela ne s’applique pas à tous les membres de la famille ni à tous ceux qui participeraient à la réunion de famille. Il s’agirait plutôt de personnes sélectionnées, représentatives de chaque génération ou branche familiale, qui peuvent jouer un rôle de leadership dans l’organisation des réunions de famille et fournir une structure pour le développement de tous les membres de la famille et l’élaboration des politiques. Il arrive souvent que l’entreprise soit étroitement liée à la famille, ce qui nécessite un équilibre prudent pour créer des lignes directrices en matière de gouvernance au sein de chaque famille et entreprise, et parmi les propriétaires. Les rôles du conseil de famille peuvent comprendre les suivants :
Établir le développement et la formation des membres de la famille
Définir les valeurs, la mission, la vision, la raison d’être et les objectifs collectifs
Promouvoir la communication et la résolution de conflits
Gérer les objectifs philanthropiques au sein de la famille
Assurer la liaison avec les leaders d’autres cercles (entreprise, propriétaires)
Renforcer les capacités en matière de relève et de leadership au sein de la famille
Guider la constitution ou la charte familiale
Il est important de porter une attention particulière au rôle que l’on joue lorsqu’on discute de certaines questions lors des réunions du conseil de famille. Le rôle à assumer lors de chaque réunion de famille, d’entreprise ou de propriétaires est un important facteur à prendre en considération, de même que les notions de voix et de vote pour chaque membre de la famille (ou les personnes n’en faisant pas partie). Il est essentiel de faire preuve de respect pour permettre à chacun de se faire entendre avant de prendre certaines décisions qui ont une incidence sur les membres de la famille.
En conclusion
La situation de chaque famille est unique, mais certains thèmes sont communs à de nombreuses familles. Une planification minutieuse et l’établissement d’un cadre de gouvernance approprié sont un bon point de départ pour maintenir les liens familiaux, et les réunions de famille peuvent jouer ce rôle essentiel dans l’établissement d’un processus de communication au sein de l’entreprise familiale. Il s’agit également d’un forum efficace pour échanger des idées, élaborer des stratégies, réfléchir et réaliser des progrès. Bien que cet article soit axé sur le cercle familial, nous recommandons l’intégration et la coordination de la gouvernance des cercles interdépendants de l’entreprise et de la propriété, et l’intervention des conseillers de la famille.
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